Internet Policy untuk kantor

Anda pasti senang menggunakan internet untuk mencari informasi, game online, cari teman, dan lain-lain.

Internet kebutuhan utama?

Internet diibaratkan dua sisi mata uang. Bisa membuat seseorang menjadi lebih pintar dan juga lebih baik, tetapi bisa membuat seseorang menjadi bodoh dan jahat. Bagi sebagian orang, internet sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan. Jangankan seminggu, sehari saja tidak menggunakan fasilitas internet, dunia serasa hampa. Banyak sekali orang yang kecanduan internet.

Saking kecanduannya dengan internet, sampai-sampai dalam mencari kerja fasilitas internet menjadi salah satu kriteria seorang pelamar. Ada yang menolak suatu pekerjaan karena dikantor tersebut internetnya tidak ada atau kalaupun ada sangat dibatasi hanya untuk hal-hal tertentu.

Jadi bisa dikatakan bahwa internet merupakan kebutuhan utama bagi sebagian orang. Betul tidak?

Bagaimana kalau aturan penggunaan internet dibatasi?

Misalnya Anda sudah merasa nyaman di kantor Anda, internet dapat digunakan sesuka kita, tidak ada pembatasan apa-apa. Rule yang harus ditaati adalah dilarang download file yang besar waktu jam kerja dan dilarang menggunakan Peer-to-Peer (dan sejenisnya). Dengan kondisi seperti ini semua senang. Technical support enak dan penggunanya juga enak.

Seiring dengan banyaknya karyawan baru, aturan yang telah disepakati banyak yang dilanggar. Mungkin karena orang baru, baru merasakan internet dengan bandwidth lebar. Mereka download sana-sini sampai tidak sadar kalau itu dilarang.

Dengan situasi tersebut kantor mengambil tindakan pembatasan yang ketat, misalnya semua port-port non http di blok, akses ke situs besar seperti yahoo/google di blok, situs dengan keyword tertentu di blok, dan semua request harus lewat proxy. Aturan ini diberlakukan kepada semua karyawan, dan mungkin ada pengecualian untuk yang levelnya sudah tinggi. Bagaimana perasaan Anda?

Kalau saya misalnya berada dalam posisi tersebut tentunya saya akan sangat kecewa dengan aturan tersebut. Menurut saya masih ada cara-cara yang lebih baik dan menggunakan prinsip win-win solution. Karyawan senang kantor juga tidak rugi.

Gimana dong solusinya?

Dengan kondisi seperti itu, saya tidak mempunyai banyak solusi. Tetapi minimal saya ada solusi berdasarkan pengalaman jaman dulu pernah mengelola masalah seperti ini.

Hal-hal yang harus disiapkan:

• Buat list port-port yang boleh di buka (misal: http, ftp, cpanel, imap, pop3, dll).
• Buat list situs-situs yang dilarang (misal: situs dewasa, situs underground, dll).
• Buat rule kapan boleh akses situs/port tertentu dan kapan tidak boleh.
• Buat list exclude dari rule diatas.

Buatlah rule yang bersifat general, dan jangan terlalu ketat membatasi karyawannya. Dari rule diatas, tentunya karyawan tidak merasa dibatasi karena hampir semua kebutuhannya sudah tercover. Bagaimana kalau membutuhkan rule selain diatas? Ya, karyawan tinggal lapor ke technical support tentang hal tersebut dan tentunya untuk kepentingan kantor (dengan acc dari manager).

Ada baiknya diberikan masa trial bagi karyawan baru dalam penggunaan internet kantor dan jangan lupa untuk diberikan informasi yang jelas mengenai aturan yang sudah ada.

Setiap harinya, jangan lupa technical support memantau penggunaan internet. Pemantauan bisa dilakukan per komputer, dan tentunya technical support sudah mempunyai list karyawan dan PC yang digunakan. Apabila suatu saat komputer tertentu penggunaannya berlebihan pada jam kerja, technical support tinggal menghubungi yang menggunakan PC dan memberi peringatan. Kalau ternyata dalam satu waktu banyak yang berlebihan, tinggal setting bandwidth untuk masing-masing user tersebut. Jadi yang lain tidak merasa terganggu.

Saya rasa sih cukup begini, jangan terlalu ketat setiap saat, buatlah ketat seperlunya saja. Dengan begitu karyawan senang, kantor juga senang.